Já se passaram dois meses e meio entre os primeiros casos de Coronavírus (COVID-19), na China, e o anúncio da pandemia pela Organização Mundial da Saúde (OMS). Até o meio de março, mais de 160 mil pessoas de 116 países já foram diagnosticadas com o vírus. Esse número cresce cada dia mais.

Por se tratar de uma doença nova, a área de saúde tem como combatê-lo em sua totalidade. A OMS não tem uma previsão de erradicação do COVID-19, mas estima-se que a pandemia dure cerca de quatro meses. Após esse período, o mundo irá se normalizar até o final do ano.

Enquanto isso, deverão ser tomadas medidas de proteção para que a situação não piore. Isso vai afetar especialmente a economia mundial, exigindo que as empresas sejam obrigadas a se reinventarem. Uma boa opção é o home office.

O que é o Coronavírus?

A nomeação de “pandemia” causa medo na grande maioria das pessoas, uma vez que isso significa que a doença já atingiu grande parte da população mundial. O Coronavírus surgiu na China e, segundo a OMS (Organização Mundial de Saúde), o COVID-19 é uma mutação da zoonose, ou seja, doenças de animais que podem ser transmitidas ao seres-humanos.

 O principal suspeito de seu início é o morcego, mas ainda não há uma especificidade quanto à mutação do vírus. Devido a isso, torna-se difícil saber exatamente como surgiu. A única coisa que pode ser afirmada é que pode ser transmitida por meio de contato físico e superfícies contaminadas.  Assim, é preciso manter cuidados pessoas, especialmente dentro de uma empresa.

O que o COVID-19 representa para uma empresa?

A doença representa, para uma empresa, diversos riscos relacionados à saúde dos funcionários. Consequentemente, representa também uma imensa possibilidade de intercorrências financeiras que podem até derrubar o negócio em pouco tempo. Isso pode provocar uma crise na economia, como já vem acontecendo. A crise econômica deixada será um dos estragos causados pelo COVID-19 e teremos que lidar com ela quando o surto passar. Logo, é importante pensar em como evitar que a crise atinja a sua empresa.

Devido a isso, no dia 3 de março de 2020, a OMS disponibilizou em seu site um documento que fala sobre como preparar locais de trabalho para que a propagação do Coronavírus seja evitada entre os funcionários de uma determinada empresa. É importante que todas essas informações sejam lidas atentamente, assim como seguir outras dicas e inventar maneiras criativas para manter o empreendimento de pé.

Dicas para manter a empresa e os funcionários saudáveis

De forma geral, para evitar a contaminação e a propagação do Coronavírus, é preciso que se tenha primordialmente duas coisas:

  • boas práticas de higiene;
  • conscientização.

Além disso, a Organização Mundial de Saúde recomenda também as seguintes medidas preventivas, mesmo que o Brasil ainda esteja no começo do surto da epidemia do Coronavírus:

  • lavar as mãos com frequência;
  • utilizar álcool gel sempre que tocar em superfície compartilhada;
  • higienizar mesas, teclados, computadores, celulares e demais ferramentas de trabalho;
  • desenvolver e exibir  de material de campanha de conscientização em todas as áreas comuns da empresa;
  • oferecer apoio aos oficiais de saúde e segurança;
  • disponibilizar máscaras e lenços de papel para que sejam utilizados pelos funcionários que apresentarem coriza ou espirrarem;
  • fornecer a possibilidade de todos os funcionários que apresentarem febre ou tosse leve de permanecerem em duas casas, assim como para aqueles que se enquadram no grupo de risco;
  • esclarecer com os colaboradores que o tempo em casa poderá ser considerado licença médica;
  • considerar a possibilidade da maioria dos funcionários fazerem home office.

Considerando o home office

Por conta da intensificação da epidemia, é hora das empresas migrarem todas as tarefas possíveis para o home office. O maior desafio é que as pessoas sentem que precisam de uma rotina que envolva o mundo exterior. Existem diversas maneiras de manter a empresa funcionando em tempos de crise, mas muitas empresas irão considerar o home office. No entanto, a maioria dessas empresas. nunca treinaram seus funcionários para essa situação.. Logo, as empresas e os funcionários devem agir em conjunto, saindo até mais fortalecidos de toda a crise. 

É necessário deixar reuniões presenciais de lado, utilizando com mais frequência a comunicação por meio de aplicativos de videoconferência. As equipes podem também resolver por aplicativos de redes sociais as questões do dia-a-dia, como por e-mail. O telefone e o whatsapp devem ser considerados como ferramentas para contatos com compradores, fornecedores, prestadores de serviço e com colegas da empresa.

Para quem não está acostumado com o trabalho remoto, existem algumas dicas que podem ser seguidas, facilitando a rotina e melhorando o desempenho no trabalho.

Tenha disciplina e crie uma rotina;

Para quem tem dificuldade, é importante estabelecer uma rotina com horários regrados e manter um padrão de comportamento. Se trocar e não trabalhar de pijama nem no quarto faz com o que o cérebro se programe, mostrando a ele que precisa estar ativo e não está em um momento de lazer. Mesmo que temporariamente, manter o ritmo de trabalho ajuda a compreender que o cômodo da casa se tornou o ambiente de trabalho.

Conciliar agendas com o restante da família que provavelmente também estará em casa durante esse período é parte da preparação, incluindo as crianças em especial. Explicar para as crianças sobre a importância do trabalho, entrar em um acordo familiar, organizar espaços e horários ajudam a trabalhar com o equilíbrio.  Informar o gestor ou os líderes da empresa sobre eventuais emergências e imprevistos podem ajudar funcionários que tenham filhos ou não more sozinhos.

Mantenha o planejamento;

Faça um planejamento completo com tarefas e horários para que se mantenha produtivo. É essencial ter metas diárias para se organizar e equalizar o tempo, tanto o de trabalho quanto o de outras tarefas em casa. Tente cumprir o planejamento de forma rígida.

É importante tentar reduzir as distrações da casa e escolher um cômodo fixo para utilizar de escritório improvisado. Não permita que tarefas de casa como limpeza e consertos consumam o seu dia de trabalho. Fique atento também para com as interrupções sociais. Muitas pessoas podem pensar que, por estar trabalhando de forma remota, o funcionário poderá fazer o que quiser, na hora que quiser. 

No entanto, é fundamental que os líderes das empresas tenham mais compreensão com eventuais problemas e dificuldades que possam acontecer. Essa é uma situação atípica para a maioria das pessoas. 

Se comunique o tempo todo;

Junto com a flexibilidade diária, é fundamental que o trabalhador entenda quais são as dinâmicas de trabalho que podem ser alteradas durante esse período e como isso será refletido na operação em si. Deste modo, é preciso que o funcionário converse de forma transparente com os líderes da empresa, até para que todos os esforços estejam alinhados.

Os funcionários devem informar o que estão fazendo e quais são os prazos de entrega para as atividades. A comunicação faz a diferença mesmo nas pequenas coisas, o que seria feito no escritório compartilhado.

Reuniões online frequentes ajudam a manter a produtividade e o ritmo de trabalho. Isso também pode servir como um canal aberto entre os funcionários, tanto para assuntos sérios quanto para momentos de descontração. Os líderes de cada área precisam estar disponíveis para tirar dúvidas da equipe e compartilharem sempre qualquer novidade e informação que vá afetar uma operação.

Cuide da parte operacional;

Antes de iniciar o trabalho, verifique se o ambiente que usará está em boas condições, assim como a estrutura que será utilizada. É importante saber se irá usar o próprio computador e se todos os programas estão funcionando corretamente. Trabalhando de casa, o funcionário não terá a equipe responsável pela parte operacional para dar auxílio caso ocorra algum problema. É responsabilidade da empresa fornecer meios adequados para que o funcionário possa realizar o serviço de sua casa.

Atenção redobrada

Se por um acaso a presença física for imprescindível, é preciso repensar a distribuição das pessoas no ambiente da empresa. Algumas saídas são garantir uma maior distância entre as estações de trabalho, manter a empresa arejada e higienizada, assim como estipular um protocolo de cumprimentos e interações sociais que evite apertos de mão e beijos no rosto.

Essa é uma chance também de renovar as formas em que uma empresa opera, ao mesmo tempo em que ajuda a garantir a integridade física dos funcionários. Isso faz com que se mantenha o andamento das atividades sem perder o foco no objetivo e evita a propagação maior do Coronavírus.

Não se sabe ainda em quanto tempo a epidemia irá se dissipar. No entanto, quando isso acontecer, os procedimentos corporativos estarão mais maduros e alguns até poderão ser incorporados à rotina da empresa normalizada.

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