Documentos de um imóvel: guia completo e organizado

Manter a documentação do seu imóvel organizada, atualizada e acessível é fundamental para garantir segurança jurídica, facilitar transações e comprovar a regularidade da propriedade. Invista tempo na organização adequada, digitalize documentos importantes e respeite os prazos de guarda estabelecidos pela legislação. Com essas práticas, você evita transtornos futuros e mantém seu patrimônio sempre protegido e em ordem.

Principais documentos necessários para um imóvel

A documentação imobiliária completa garante segurança jurídica nas transações e comprova a regularidade da propriedade. Cada documento tem função específica e deve ser mantido atualizado. Veja os principais documentos que todo proprietário deve ter em mãos:

Matrícula do Imóvel

A matrícula é a “certidão de nascimento” do imóvel. Trata-se de um documento oficial emitido pelo Cartório de Registro de Imóveis que contém todas as informações sobre a propriedade: localização exata, área total, área construída, número de quartos e demais características físicas.

Na matrícula constam também o histórico completo dos proprietários, eventuais ônus, hipotecas, penhoras e todas as transações realizadas com o imóvel nos últimos 20 anos. Cada imóvel possui um número único de matrícula que o identifica dentro do cartório de registro competente.

Esse documento deve ser solicitado sempre que houver mudança de propriedade ou necessidade de comprovar a situação jurídica do imóvel. A certidão de matrícula atualizada geralmente custa entre R$ 80 a R$ 200, variando conforme o estado e o cartório.

Escritura Pública

A escritura pública é o documento lavrado em cartório que oficializa a transferência de propriedade entre vendedor e comprador. Para ser válida, conforme o artigo 108 do Código Civil, a escritura é obrigatória para imóveis com valor superior a 30 salários mínimos (aproximadamente R$ 42.360 em 2024).

Esse documento contém informações detalhadas sobre a transação: valor da venda, forma de pagamento, identificação completa das partes envolvidas e descrição do imóvel. A escritura deve ser assinada por ambas as partes na presença de um tabelião e de duas testemunhas.

Os custos para lavrar uma escritura variam significativamente entre os estados brasileiros. Em São Paulo, por exemplo, um imóvel entre R$ 70.000 e R$ 106.000 tem custo de escritura de aproximadamente R$ 2.057,60, enquanto no Rio Grande do Sul o mesmo procedimento custa cerca de R$ 743,40 para imóveis de valor semelhante. Famílias com renda de até três salários mínimos podem solicitar gratuidade desse serviço.

Certidão de Ônus Reais

A certidão de ônus reais é um documento expedido pelo Cartório de Registro de Imóveis que informa se existem restrições, gravames ou pendências sobre o imóvel. Nela constam informações sobre hipotecas, penhoras, promessas de compra e venda, servidões e qualquer outro tipo de ônus que recaia sobre a propriedade.

Esse documento é essencial antes de qualquer transação imobiliária, pois garante ao comprador que está adquirindo um imóvel livre de dívidas e problemas jurídicos. A certidão tem validade de 30 dias e deve estar sempre atualizada para ser aceita em processos de compra, venda ou financiamento.

IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano)

O carnê do IPTU é o documento que comprova o pagamento do imposto municipal cobrado anualmente sobre a propriedade. Além de ser obrigatório manter em dia, o IPTU fornece informações importantes como o valor venal do imóvel, que serve de base para diversos cálculos, incluindo o ITBI.

Os comprovantes de pagamento do IPTU devem ser guardados por pelo menos 5 anos, conforme determina o Código Tributário Nacional. Em caso de venda do imóvel, é fundamental apresentar a certidão negativa de débitos de IPTU, comprovando que não há dívidas pendentes com a prefeitura.

Certidão Negativa de Débitos Condominiais

Para imóveis localizados em condomínios, a certidão negativa de débitos condominiais é fundamental. Emitida pelo síndico ou pela administradora do condomínio, ela comprova que não existem dívidas de taxas condominiais ou multas pendentes.

Esse documento é obrigatório em transações de compra e venda, pois eventuais débitos condominiais são transferidos junto com o imóvel. Ou seja, se houver dívidas não quitadas, o novo proprietário se torna responsável pelo pagamento. As declarações de quitação do condomínio devem ser guardadas durante todo o período de moradia e por mais 10 anos após a saída do imóvel.

Habite-se

O Habite-se é um documento expedido pela prefeitura que atesta que a construção foi realizada conforme o projeto aprovado e está apta para ser habitada. É obrigatório para imóveis novos e garante que a edificação seguiu todas as normas municipais de construção, incluindo questões de segurança e urbanismo.

Sem o Habite-se, o imóvel é considerado irregular e pode enfrentar dificuldades para ser financiado ou vendido. Além disso, a ausência desse documento pode gerar multas e outras penalidades junto à prefeitura.

Contrato de compra e venda ou financiamento

O contrato de compra e venda formaliza o acordo entre as partes quando não há escritura pública imediata. No caso de financiamentos bancários, o contrato de financiamento tem força de escritura pública e dispensa a elaboração deste documento até a quitação total do imóvel.

Esse contrato deve conter todas as condições negociadas: valor, forma de pagamento, prazos, multas por inadimplência e demais cláusulas acordadas entre comprador e vendedor. A proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados até a lavratura e registro da escritura definitiva.

ITBI (Imposto de Transmissão de Bens Imóveis)

O ITBI é um imposto municipal cobrado uma única vez no momento da transferência de propriedade. O comprovante de pagamento desse tributo é essencial para que o Cartório de Registro de Imóveis possa efetivar a transferência da propriedade.

A alíquota varia entre 2% e 3% do valor do imóvel, dependendo do município. Em São Paulo, por exemplo, a alíquota é de 3%, enquanto no Rio de Janeiro é de 2%. Para imóveis financiados pelo Sistema Financeiro de Habitação (SFH) com valor até determinado limite, há redução da alíquota para 0,5% sobre a parte financiada.

Para um imóvel de R$ 500.000 em São Paulo, por exemplo, o ITBI custaria aproximadamente R$ 15.000. Esse valor deve ser pago antes do registro da propriedade, sendo responsabilidade do comprador, salvo negociação diferente entre as partes.

Certidões negativas

Diversas certidões negativas são necessárias para comprovar a regularidade do imóvel e dos proprietários. As principais são:

Certidão negativa de débitos municipais: comprova que não há dívidas de IPTU ou outras taxas municipais pendentes.

Certidão de ações reais e pessoais: informa sobre processos judiciais envolvendo o imóvel ou os proprietários, garantindo que não há litígios que possam comprometer a transação.

Certidão negativa de protesto: emitida pelo Cartório de Protesto, comprova que não há títulos protestados em nome do vendedor que possam impedir a venda.

Todas essas certidões têm validade de 30 a 90 dias e devem ser obtidas próximo à data da transação para serem aceitas nos cartórios.

Documentos específicos para locação

Para quem aluga um imóvel, alguns documentos específicos são necessários:

• Contrato de locação: deve conter todas as condições acordadas entre locador e locatário, incluindo valor do aluguel, reajustes, prazo, responsabilidades e multas. O locatário deve guardar o contrato e os recibos de pagamento durante toda a vigência e por 3 anos após a desocupação.
• Termo de entrega de chaves: documento que comprova a devolução do imóvel ao término do contrato, descrevendo o estado de conservação e eventuais pendências.
• Recibos de aluguel: comprovam o pagamento mensal e devem ser guardados por 3 anos após o término do contrato de locação.

Documentos de imóveis herdados

Imóveis recebidos por herança demandam documentação adicional:

• Formal de partilha ou escritura de inventário: documento que comprova a divisão dos bens entre os herdeiros e a transferência legal da propriedade.
• Certidão de óbito: do proprietário anterior, necessária para iniciar o processo de inventário.
• Certidão negativa de ITCMD: comprova o pagamento do Imposto sobre Transmissão Causa Mortis e Doação, obrigatório em heranças. A alíquota varia por estado, sendo 4% em São Paulo.

A regularização completa de um imóvel herdado pode levar de 6 meses a 2 anos, dependendo da complexidade do inventário e da existência de disputas entre herdeiros.

Como organizar a documentação do imóvel

A organização adequada dos documentos imobiliários facilita o acesso rápido às informações e evita perdas ou extravios. Para isso, siga as dicas abaixo.

• Separe por categorias: organize os documentos em pastas ou envelopes identificados por tipo – escrituras e matrículas em uma pasta, certidões em outra, comprovantes de pagamento de IPTU em outra, e assim por diante. Essa divisão facilita a localização quando você precisa de um documento específico.
• Mantenha originais em local seguro: documentos originais como escrituras, matrículas e contratos devem ser guardados em local protegido contra umidade, fogo e roubo. Considere usar um cofre residencial ou alugar um cofre em banco para documentos de maior valor.
• Crie cópias de segurança: tenha sempre cópias autenticadas dos documentos principais guardadas separadamente dos originais. Em caso de perda, roubo ou dano aos originais, as cópias autenticadas facilitam a emissão de segunda via.
• Use pastas suspensas ou arquivo permanente: para quem lida com múltiplos imóveis ou grande volume de documentos, invista em um arquivo com pastas suspensas. Identifique cada pasta com etiquetas claras indicando o conteúdo e organize em ordem alfabética ou cronológica.
• Digitalize tudo: a digitalização é uma das formas mais eficientes de proteger e organizar documentos. Escaneie todos os documentos importantes criando arquivos em PDF de alta qualidade. Organize os arquivos digitais em pastas no computador ou na nuvem, utilizando nomes descritivos. Para digitalização eficiente, utilize resolução mínima de 300 DPI para garantir qualidade suficiente. Salve em formato PDF/A para preservação de longo prazo. Utilize tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para tornar os documentos pesquisáveis. Faça backup em múltiplos locais: HD externo, nuvem (Google Drive, Dropbox) e outro dispositivo.
• Armazenamento em nuvem: serviços como Google Drive, OneDrive ou Dropbox oferecem segurança e acesso de qualquer lugar. Crie uma estrutura de pastas lógica: Imóvel 1 > Escritura, Certidões, IPTU, etc. Use controles de acesso e senha forte para proteger informações sensíveis.
• Estabeleça um sistema de indexação: crie uma planilha de controle listando todos os documentos, com colunas para: tipo de documento, data de emissão, data de validade, localização física e digital, e observações relevantes. Atualize essa planilha sempre que adicionar ou remover documentos.
• Revise periodicamente: faça uma revisão anual de toda documentação. Verifique se há certidões vencidas que precisam ser renovadas, se todos os comprovantes de pagamento estão em ordem e se não há documentos faltando. Esse hábito previne problemas futuros.
• Descarte com segurança: documentos que já ultrapassaram o prazo de guarda legal podem ser descartados, mas nunca jogue no lixo comum. Use um fragmentador de papel ou contrate serviço especializado de destruição de documentos para proteger suas informações pessoais.
• Mantenha lista de contatos: junto com os documentos, mantenha uma lista atualizada de contatos importantes: cartório de registro de imóveis, advogado, contador, síndico (se aplicável), prefeitura e outros órgãos relevantes. Isso agiliza quando você precisa solicitar documentos ou esclarecer dúvidas.
• Para gestão profissional: se você trabalha com múltiplos imóveis ou é corretor, considere investir em software de gestão documental (GED) que permite: controle de versões de documentos, alertas de vencimento de certidões, acesso controlado por usuário e integração com outros sistemas.

Por quanto tempo manter os documentos do imóvel?

O tempo de guarda dos documentos imobiliários varia conforme a natureza de cada um e as exigências legais. Manter documentos além do prazo necessário ocupa espaço desnecessário, enquanto descartar antes do tempo pode causar problemas jurídicos e financeiros.

Guarda permanente: alguns documentos devem ser mantidos indefinidamente, pois comprovam direitos sobre o imóvel:

• Escritura pública: deve ser guardada permanentemente, pois é o comprovante de propriedade. Em caso de venda, deve ser transferida ao novo proprietário.
• Matrícula do imóvel: embora seja possível obter novas certidões no cartório, é recomendável manter cópias atualizadas permanentemente.
• Habite-se: guarda permanente, pois comprova a regularidade da construção.
• Formal de partilha ou escritura de inventário: documentos que comprovam herança devem ser mantidos permanentemente.

Guarda por 5 anos: de acordo com o Código Tributário Nacional, diversos comprovantes financeiros e fiscais relacionados ao imóvel devem ser guardados por 5 anos:

• Comprovantes de pagamento de IPTU: podem ser necessários para comprovar que não há débitos pendentes. A Receita Federal tem até 5 anos para questionar declarações de Imposto de Renda relacionadas ao imóvel.
• Certidões negativas diversas: embora tenham validade de 30 a 90 dias para uso em transações, é recomendável guardar por 5 anos como comprovação.
• Comprovantes de reformas e benfeitorias: notas fiscais e recibos de obras realizadas no imóvel devem ser guardados enquanto você for proprietário mais 5 anos após a venda. Esses comprovantes podem aumentar o custo de aquisição do imóvel e reduzir o Imposto de Renda devido na venda.

Por exemplo, se você comprou um imóvel por R$ 400.000 em 2015, fez uma reforma de R$ 100.000 em 2018 e vendeu por R$ 700.000 em 2024, seu lucro tributável seria de R$ 200.000 (R$ 700.000 – R$ 400.000 – R$ 100.000). Sem os comprovantes da reforma, o lucro seria considerado R$ 300.000, gerando imposto adicional de aproximadamente R$ 26.000.

Guarda por 10 anos: o Código Civil estabelece prazo de 10 anos para diversas obrigações:

• Comprovantes de pagamento de condomínio: devem ser guardados durante todo o período de moradia e por 10 anos após a saída do imóvel.
• Contratos e documentos relacionados a obras: após a conclusão da obra, mantenha por 10 anos para eventuais reclamações sobre vícios construtivos.

Guarda por 3 anos: documentos relacionados a locação seguem prazo menor:

• Contratos de locação: o locatário deve guardar o contrato e comprovantes de pagamento por 3 anos após a desocupação e recebimento do termo de entrega de chaves.
• Recibos de aluguel: 3 anos após o término da locação, desde que não haja pendências.

Guarda até quitação + período adicional: alguns documentos devem ser mantidos durante a vigência de um compromisso mais período adicional:

• Contrato de financiamento: guarde durante todo o financiamento e por 5 anos após a quitação.
• Comprovantes de parcelas de financiamento: mantenha até a quitação total e por 5 anos adicionais.
• Comprovante de pagamento de ITBI: guarde permanentemente como prova de que o imposto foi quitado na transferência.

Observações importantes sobre prazos:

• A contagem do prazo de 5 anos para documentos relacionados ao Imposto de Renda começa na data de venda do imóvel, não na data de compra. Se você vendeu um imóvel em 2024, deve guardar todos os documentos relacionados até 2029.
• Para imóveis que geram renda (locação), os comprovantes de receitas e despesas devem ser guardados conforme as regras do Imposto de Renda: 5 anos após a declaração.
• Em caso de processos judiciais envolvendo o imóvel, mantenha todos os documentos relacionados até o trânsito em julgado da ação e por 5 anos adicionais.
• Crie uma planilha de controle com data de validade de cada documento para facilitar o acompanhamento e saber quando pode descartar com segurança.

Principais dúvidas sobre documentação de imóveis

Reunimos as perguntas mais frequentes sobre o tema para ajudá-lo a esclarecer questões práticas do dia a dia.

Como obter a segunda via de documentos perdidos?

A maioria dos documentos imobiliários pode ser reemitida. Para a escritura pública, procure o cartório onde foi lavrada e solicite uma certidão de inteiro teor, que tem o mesmo valor legal. O custo varia entre R$ 100 e R$ 300. A matrícula atualizada pode ser solicitada no Cartório de Registro de Imóveis competente, custando entre R$ 80 e R$ 200. Certidões diversas são reemitidas pelos órgãos originais (prefeitura, cartórios de protesto, justiça). O Habite-se pode ser solicitado na prefeitura mediante apresentação de documentos do imóvel.

Quais documentos preciso para vender um imóvel?

Para vender um imóvel, você precisa de: matrícula atualizada (emitida há no máximo 30 dias), escritura pública ou contrato de compra e venda, certidão negativa de débitos de IPTU, certidão de ônus reais, certidão negativa de débitos condominiais (se aplicável), certidões pessoais negativas (protestos, ações cíveis), Habite-se e documentos pessoais (RG, CPF, certidão de casamento, comprovante de residência). Se o imóvel estiver financiado, também é necessária a carta de quitação do banco ou autorização para transferência de dívida.

É possível fazer a escritura de forma gratuita?

Sim, famílias com renda de até três salários mínimos têm direito à gratuidade na lavratura da escritura e no registro do imóvel. Também há isenção para a primeira aquisição de imóvel residencial financiado pelo Sistema Financeiro de Habitação (SFH), com desconto de 50% nas taxas cartorárias. Imóveis adquiridos através do programa Minha Casa Minha Vida podem ter descontos de 75% a 100% nos custos de escritura. Para solicitar a gratuidade, é necessário comprovar a renda junto ao cartório e cumprir os requisitos legais específicos de cada situação.

Como regularizar um imóvel sem documentação?

A regularização de imóveis sem documentação adequada requer assessoria profissional de advogado ou engenheiro especializado. O processo varia conforme o problema: imóveis sem registro precisam de ação de usucapião ou regularização fundiária. Construções sem Habite-se necessitam de aprovação retroativa do projeto na prefeitura e vistoria. Imóveis herdados sem inventário exigem abertura de processo judicial ou extrajudicial de inventário. O custo médio da regularização varia de 1% a 3% do valor do imóvel, podendo levar de 6 meses a 2 anos. Programas municipais de regularização fundiária podem facilitar e baratear o processo para imóveis de interesse social.

Posso fazer financiamento sem a escritura?

Não é possível obter financiamento bancário sem a documentação completa do imóvel. Os bancos exigem matrícula atualizada, escritura pública ou contrato de compra e venda registrado, e todas as certidões negativas comprovando a regularidade. O contrato de financiamento, por si, substitui a escritura pública durante o período de pagamento das parcelas, tendo a mesma força legal. Após a quitação total do financiamento, o banco emite carta de quitação e o comprador deve providenciar a lavratura da escritura definitiva e o registro em seu nome no cartório de imóveis.

Quais os custos totais com documentação na compra de um imóvel?

Os custos com documentação representam entre 3% e 5% do valor do imóvel. Para um imóvel de R$ 400.000, por exemplo, os gastos seriam: ITBI (2% a 3%): R$ 8.000 a R$ 12.000, escritura pública (1% a 2%): R$ 2.000 a R$ 4.000, registro de imóveis (aproximadamente 1%): R$ 3.000 a R$ 4.000, certidões diversas: R$ 500 a R$ 1.000. Total estimado: R$ 13.500 a R$ 21.000. Esses valores variam conforme estado, município e características específicas da transação. Financiamentos pelo SFH podem ter descontos significativos nessas taxas.

Como funciona a digitalização de documentos imobiliários?

A digitalização consiste em converter documentos físicos para formato digital através de escaneamento em alta resolução (mínimo 300 DPI). Os arquivos devem ser salvos em formato PDF/A para preservação de longo prazo e podem receber tecnologia OCR para se tornarem pesquisáveis. O processo envolve: preparação dos documentos (remoção de grampos, limpeza), escaneamento individual mantendo a ordem original, indexação com palavras-chave para facilitar busca, armazenamento seguro em nuvem e backup em múltiplos locais. Documentos digitalizados com certificado digital têm validade jurídica conforme o Decreto nº 10.278/2020. Os originais físicos devem ser mantidos conforme os prazos legais de guarda.